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Gestión del tiempo: trucos para organizarte mejor

GESTIÓN DEL TIEMPO

Hace tiempo escribimos un post en el blog en el que hablábamos de las soft skills, que son esas «habilidades blandas» y flexibles que se relacionan con el hemisferio derecho del cerebro. Como decíamos en esa ocasión, muchas veces son las soft skills y no los conocimientos técnicos lo que diferencia a un candidato de otro en el momento de optar a un puesto de trabajo. Pues bien, nosotros incluimos en esa lista de capacidades flexibles la gestión del tiempo, que es la habilidad que nos permite planificar nuestro tiempo y distribuirlo de manera que podamos realizar las tareas que queremos y ser más productivos. Una persona con una gestión del tiempo adecuada es dueña de su tiempo y lo domina, mientras que alguien que no ejercita esta habilidad se puede ver sobrepasado por sus quehaceres. Te damos algunos trucos para que sepas cómo distribuir tu tiempo.

Trucos para una gestión eficaz del tiempo

  1. Saber planificar. Para una correcta gestión del tiempo la planificación es esencial. Para ello, tienes que valorar cuánto tiempo te puede llevar cada tarea, manejar las fechas de entrega y ser capaz de solventar imprevistos. Anota en una agenda qué tareas debes hacer cada día, tacha aquello que vas haciendo y trabaja con un calendario a mano para apuntar reuniones o citas que estimes importantes. Si prefieres las herramientas digitales, puedes echar mano de aplicaciones como Google Calendar, Trello o TickTick.
  2. Pregúntate cuáles son tus objetivos. Esta es una de las claves más estratégicas para una buena gestión del tiempo. ¿Sabes con exactitud cuáles son tus objetivos, qué tareas debes hacer para cumplirlos, qué resultados pretendes obtener, qué plazo tienes y con cuántos recursos cuentas? Antes de ponerte a trabajar tienes que conocer todos estos datos.
  3. Priorizar. En casi todos los empleos se dan picos de trabajo y, aunque el día tenga 24 horas y la semana 7 días, tu jornada laboral no abarca todo ese tiempo. Hay determinadas ocasiones en las que debemos desempeñar una larga lista de tareas y, como todo no se puede hacer a la vez, priorizar es indispensable. Para la gestión del tiempo se recomienda la ley de Pareto o ley del 80/20, que se basa en que el 20% del tiempo que empleamos produce el 80% de los resultados, y el 80 % del tiempo produce solo el 20% de los resultados. Según este principio, habría que poner el foco en el 20% de las tareas que conllevarán el 80% de los resultados.
  4. Diferenciar aquello urgente de lo que es importante. Esta máxima en realidad la podíamos haber incluido en el apartado anterior, pero como es fundamental le queremos dar más visibilidad. Si respetamos la ley de Pareto, deberíamos centrar nuestros esfuerzos en las tareas que no son urgentes pero sí importantes. Además, deberíamos evitar que se nos acumulasen tareas que son urgentes e importantes, obviar aquellas que no son urgentes ni importantes, y hacer lo más rápido posible aquello que es urgente pero no importante.
  5. Huir de los ladrones de tiempo. Para una óptima gestión del tiempo es vital que identifiques y evites los denominados ladrones de tiempo. Los ladrones de tiempo son, por ejemplo, el móvil, llamadas telefónicas que interrumpen tu trabajo, mails que te suponen una pérdida de tiempo y que no son importantes, reuniones interminables…
  6. Hay que saber decir que no. Las continuas interrupciones impiden que logremos nuestros objetivos con una óptima gestión del tiempo. A veces hay que saber decir que no te pasen una llamada o que no puedes asistir a una reunión.

Estas son solo algunas pautas para poner en práctica una adecuada gestión del tiempo. Si necesitas una formación más amplia sobre este tema, en nuestra Escuela de Competencias contamos con un taller sobre gestión eficaz del tiempo. Si tienes cualquier pregunta, no dudes en escribirnos.

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