Parece evidente que en pleno siglo XXI una empresa tenga que estar digitalizada. Pero, ¿te acuerdas cuando ibas al médico y escribía tu historia clínica a mano? O cuando quieres más información de una empresa y resulta que no tiene página web. Lo cierto es que no ha pasado mucho tiempo de estas situaciones, e incluso a día de hoy no todas las empresas tienen una identidad en el entorno online. Te contamos aquello que no puede faltar para digitalizar tu empresa.
- Necesitas un CRM
Cuando hablamos de CRM estamos nombrando las siglas de Customer Relationship Management, que es un software de gestión que sirve para reunir toda la información de los clientes en un mismo sitio. Es útil porque registra todas las interacciones que se tengan con los clientes (correos electrónicos, llamadas, reuniones…) y permite poner notas o marcar actividades con una fecha de realización. Tiene ventajas como que se optimiza la relación con los clientes y también la comunicación dentro de la empresa (por ejemplo, logra que se dejen de enviar mails innecesarios o de programar reuniones redundantes). Algunos ejemplos de CRM son Salesforce o SumaCRM.
2. Facilita la comunicación interna
Si quieres digitalizar tu empresa es imprescindible que facilites la comunicación interna con herramientas que la potencien. Como comentábamos en el apartado anterior, a veces hay reuniones que resultan verdaderos ladrones de tiempo y que podrían evitarse mediante el empleo de otros canales de comunicación. Algunas herramientas pueden ser Trello, que es perfecto para trabajos colaborativos; Slack, que es uno de los servicios de mensajería más utilizado por las empresas; Hangouts y Skype, con las que podrás hacer videollamada si tu empresa tiene sede en otras ciudades o países. Si buscas una herramienta completa que te permita desde abrir chats para equipos hasta compartir archivos o calendarios, G Suite es ideal para ti.
3. Digitaliza tu imagen externa
Este punto está relacionado con lo que comentábamos en la introducción. ¿Te imaginas que te han hablado de cierta empresa, la buscas en internet y resulta que no tiene página web? Ante esta situación solo puedes pensar dos cosas: que la empresa es nueva o que no es de fiar. Si quieres digitalizar tu empresa debes tener presente que uno de los primeros requisitos es contar con una página web que atraiga nuevos clientes y que explique qué servicios ofreces.
En función de la naturaleza de tu empresa tendrá más o menos sentido que le dediques tiempo y esfuerzo a crear y mantener redes sociales. Por ejemplo, una tienda de ultramarinos de toda la vida probablemente no consiga nuevos clientes gracias a Instagram, pero un restaurante o un centro de estética sí.
4. Google Drive y otras plataformas de almacenamiento en la nube
Es impensable hablar de digitalizar tu empresa sin aludir a la famosa nube.¿Quién se puede imaginar ahora la vida sin ella? Para explicarlo de una manera sencilla: los datos se almacenan en un espacio virtual al que pueden acceder los usuarios a los que tú autorices desde cualquier dispositivo y cualquier lugar. Podemos citar tres tipos de almacenamiento en la nube: público (gestionado por terceros), privado (para empresas) e híbrido (con una parte privada y otra pública). Entre las plataformas más conocidas están Google Drive, Dropbox y One Drive.
5. Inversión en ciberseguridad
Uno de los requisitos que debes contemplar a la hora de digitalizar tu empresa es invertir en ciberseguridad. Las pymes sufren el 43% de los ciberataques según datos de la compañía rusa Kaspersky Lab, y las copias de seguridad son imprescindibles en la era de la digitalización. Para proteger con éxito todos los datos lo ideal sería hacer copias de seguridad diarias y almacenarlas en soportes independientes de los sistemas de información. Por otra parte, es recomendable crear contraseñas que combinen letras mayúsculas y minúsculas con números y signos de puntuación, y cambiarlas de manera periódica. Como cabe suponer, los ordenadores tienen que contar con antivirus y cortafuegos.
6. Comercio online y pago móvil
Quizá en este post de cómo digitalizar tu empresa deberíamos haber incluido este punto dentro del apartado de la imagen externa. ¿Puedes comercializar tus productos o servicios por internet? Sin duda, el hecho de poder vender a través de este canal ha eliminado todas las barreras geográficas. En el caso de negocios como tiendas, bares y restaurantes, damos por supuesto que cuentas con un TPV con contactless para que tus clientes puedan pagar con su móvil si así lo desean.
7. Uso del Internet de las Cosas (IoT) en tu empresa
El Internet de las Cosas ya forma parte de nuestra realidad cotidiana en todos los ámbitos, y en el laboral persigue agilizar todos los procesos y mejorar las condiciones de los trabajadores. Algunos ejemplos de lo que puedes utilizar en tu oficina son los dispositivos de control por voz, termostatos inteligentes, sensores de movimiento, Google Cloud Print (con este servicio de Google podemos imprimir desde cualquier dispositivo, conectar varias impresoras…)…
8. Aplicar el Big Data (o Small Data) para darle al cliente lo que busca
Si todavía te preguntas cómo digitalizar tu empresa, el uso del Big Data es fundamental. ¿Te imaginas la cantidad de datos que generamos cada vez que damos like en Instagram, que visitamos una web, que empleamos sensores de reconocimiento facial o que mandamos un mail? De hecho, es cuestión de pararse a pensar: ¿Cómo te recomienda Netflix series y películas y siempre acierta? ¿Y Spotify? El Big Data trata de recopilar y analizar la ingente cantidad de datos que se producen con el fin de diseñar experiencias personalizadas que satisfagan las necesidades de clientes y usuarios.
Empresas como Google, en las que podemos aludir al término de Big Data, podemos decir que manejan Petabytes y Exabytes de información. Para hacernos una idea del concepto de Big Data es interesante especificar que un Exabyte contiene un billón de Gigabytes. Las pymes no tratan tantos datos, pero sí los necesarios como para poder medirlos y enfocarse con más precisión a sus clientes. Algunas herramientas que permiten este análisis de datos son Google Analytics, Mailchimp o Alexa.
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